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Microsoft Word ist wohl das bekannteste Textverarbeitungsprogramm. Es ist schon sehr lange auf dem Markt und viele Benutzer verwenden es zur Erstellung Ihrer Dokumente. Eventuell ist dies der Grund, warum es so oft vorkommt, dass Dokumente im Word-Format in eMail-Anhängen versandt werden.
Dies ist weder für den Versender noch für den Empfänger eine gute Idee und kann, neben vielen anderen Unzulänglichkeiten die ich hier aufzeigen möchte, auch zu erheblichem immateriellem und materiellem Schaden für beide Seiten führen:

• Microsoft Word ist nicht für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar. Daher kann der Empfänger das Dokument eventuell nicht lesen. Auch ist das doc- oder docx-Format, das Word zur Ablage der Dokumente in Dateien benutzt, ein geheimes Format von Microsoft. Deshalb kann es mit den meisten anderen Textverarbeitungssystemen nicht gelesen werden. Außerdem wird das doc-Format von Microsoft von Version zu Version verändert. Ältere Word-Versionen können Dateien neuer Versionen nicht öffnen. Man kann also nicht davon ausgehen, dass ein Empfänger die gesendete doc-Datei lesen kann.
  Hierdurch verfehlt der Sender zum einen den Zweck seiner Mail – dem Empfänger ein Dokument zukommen zu lassen. Er disqualifiziert sich aber auch selbst zu einer unhöflichen Person, in dem er zeigt, dass er sich keine Gedanken über die Auswirkung seines Handelns macht. In einer egoistischen Denkweise geht er einfach davon aus, dass der Empfänger dasselbe, für ihn nicht oder nicht kostenlos verfügbare, Programm verwendet, wie er selbst.
• Word formatiert die in doc-Dateien enthaltenen Dokumente „heimlich“ anhand der Druckereinstellungen des jeweiligen Rechners. Das bedeutet, dass das Erscheinungsbild eines Dokuments beim Sender in den meisten Fällen nicht mit dem Erscheinungsbild auf dem Rechner des Empfängers übereinstimmen wird – selbst wenn beide die gleiche Version von Word benutzen. Das wird dann zu einem großen Problem, wenn es auf die korrekte Formatierung des Dokuments ankommt, wie z.B. bei Verträgen, Lebensläufen, Bewerbungen, Formularen, etc. Die Veränderung des Erscheinungsbildes kann so weit führen, dass das Dokument beim Empfänger völlig unleserlich ist.
• Microsoft speichert in doc-Dateien die komplette Historie eines Dokuments. So kann ein Empfänger vorherige Versionen des Dokuments, inklusive vom Versender absichtlich gelöschtem Text, wiederherstellen. Dies ist in der Regel unerwünscht und kann im Geschäftsleben zu ungewollten Komplikationen führen.
• Beim Öffnen einer doc-Datei kann Word einen in der Datei eingebetteten Code ausführen. Durch das Öffnen von Word-Dateien kann sich der Anwender durch Viren und Trojaner seinen Computer verseuchen.

Das Dokumente per eMail verschickt werden müssen, steht nicht zur Debatte. Jedoch sollte es aus den beschriebenen Gründen vermieden werden, doc- oder docx-Dateien in der Anlage zu versenden. Dies gilt jedoch nicht nur bei der Übermittlung durch eMail. Word-Dateien im doc- oder docx-Format sind nicht für die Übermittlung an andere Personen geeignet – egal auf welchem Weg die Übermittlung stattfindet.

Wie verfasst man nun Dokumente, die beim Empfänger ankommen und auch garantiert gelesen werden können? Das erkläre ich ausführlich im nächsten Beitrag dieser Reihe.

Früher gab es Time-System oder andere Termin- und Adressbücher aus Papier und Leder. Sie waren äußerst hilfreich, private und geschäftliche Aktivitäten zu koordinieren, Arbeitsabläufe zu strukturieren und wichtige Informationen jederzeit griffbereit zu haben. Erinnern Sie sich an Time-System?

Nach und nach verdrängte die EDV diese “Papierplaner”. Termine, Kontakte und Aufgaben wurden am Rechner geführt.
Ein tolle Sache: Musste ein Kontakt editiert werden, ein Termin verschoben werden oder eine Aufgabe vorgezogen werden – funktioniert einfach und übersichtlich – ohne Durchstreichen und neu notieren oder Blätter zu wechseln.
Auch wurde es möglich, dass Teamkollegen oder Mitarbeiter des Sekretariats Einblick in Termine und/oder Aufgaben und Kontakte erhielten – sie konnten sogar Termine, Aufgaben und Kontakte verwalten.
Der Nachteil: Der Computer steht am Arbeitsplatz im Büro und das Notebook bei einem Treffen mit Geschäftspartnern auspacken und hochfahren, nur um zu wissen ob ein spezielles Datum noch frei für einen Termin ist, ist auch nicht wirklich praktikabel.

Die Lösung ergibt sich durch die neuen Möglichkeiten, die Smartphones deren Anwendern bieten. Durch unsere Serversysteme ist es möglich, die bekannten Smartphones (Android, iPhone, etc.) mit den Arbeitsplatzrechnern im Büro zu synchronisieren. Tragen Sie einen Termin auf Ihrem Smartphone ein, ist dieser in Sekunden auch auf Ihrem PC im Büro notiert. Vereinbart das Sekretariat einen Termin für Sie und trägt diesen in Ihren Terminkalender, wird Sie Ihr Smartphone früh genug auf diesen Termin hinweisen. Machen Sie sich eine Notiz auf dem Smartphone, steht Ihnen diese Notiz auch am Arbeitsplatz zur Verfügung.

Glauben Sie mir – dies ist einer der wahren Fortschritte, die uns die Smartphones bringen.

Um diese Technik zu nutzen, bedarf es spezieller Serversysteme. Wir bieten die Server interessierten Firmen gerne an und integrieren diese auch in die IT-Struktur.
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