Komponenten einer Telefonanlage

Eine Telefonanlage in einem Unternehmen besteht aus mehreren Komponenten:

• Der eigentlichen Telefonanlage, die die Funktionen zur Verfügung stellt
• Den Modulen für den Anschluß an das öffentliche Telefonnetz
• Die Anschlußmodulen für die internen Nebensetellen
• Der Telefonzentrale
• Den (eventuell verschiedenen) Endgeräten
• DECT-Stationen (sofern mobile Nebenstellen angebunden sind)
• DECT-Verstärkern

Die Telefonanlage ist das Herz eines Telekommunikationssystems im Unternehmen. Hier laufen alle "Fäden" zusammen und werden, je nach Programmierung bzw. Konfiguration verteilt. Sie ist für die Steuerung und die Zuordnung der angeschlossenen Geräte und auch der angeschlossenen externen Leitungen zuständig. Über DECT-Station können mobile Endgeräte, ansonsten Tisch- und Wandtelefone wie auch Softphones (Telefone im Computer) und Faxgeräte angeschlossen werden. Manche Telefonanlagen ermöglichen die Steuerung von Türöffnern, Aufzügen oder Schranken und signalisieren das Betätigen einer Klingel eim Eingangstor.

Funktionen einer Telefonanlage

Eine Telefonanlage kann, neben der Möglichkeit kostenlose interne Gespräche zu führen, eine Vielzahl von Funktionen bieten. Diese Funktionen sollen den Komfort für den Anwender steigern.

• Anrufbeantworter - Voicemailbox - Ist der Anrufbeantworter für eine, viele oder jede Nebenstelle. Dieser Anrufbeantworter ist kein externes Gerät sondern in der Telefonanlage angesiedelt. Die Voicemailbox hat die gleiche Funktion wie ein Anrufbeantworter wir aber zentral geführt und hat hierdurch die Möglichkeit, die aufgezeineten Nachrichetn, z.B. per eMail weiterzuleiten.
• Aufschalten - beim Aufschalten können Teilnehmer zu einem laufenden Telefongespräch hinzugefügt werden bzw. sich selbst hinzufügen.
• Besetzt bei Besetzt - Busy on Busy - Eine Telefonanlage kann im Allgemeinen mehrere Gespäche gleichzeitig für einen Teilnehmer annehmen. Ist Busy on Busy aktiviert, wird der Anrufer einen Besetzton bekommen, wenn der angerufene Teilnehmer bereits telefoniert.
• Halten - Hold - während ein Telefonat geführt wird, kann der entfernte Teilnehmer gehalten werden um ein anderes Telefonat zu führen und nach dem Beenden des zweiten Telefonats das Erste weiterzuführen.
• Heranholen - Pickup - Telefongespräche, die z.B. auf einer anderen Nebenstelle ankommen, können an einem beliebigen Apparat herangeholt werden. Der Teilnehmer muss also nicht an den klingelnden Apparat gehen, um das Gespräch anzunehmen.
• Konferenz - bei dieser Art von Gespräch können drei Teilnehmer gleichzeigig miteinander sprechen und die jeweils anderen beiden Teilnehmer hören. Eine Dreier-Konferenz ist oft kein Leistungsmerkmal der Telefonanlage, sondern des angeschlossenen Telefons.
• Konferenzräume - Meetingrooms - Teilnehmer können sich in einen Meeting-Raum einwählen oder durch einen anderen Teilnehmer in den Raum verbunden werden. Im Meetingraum können alle Teilnehmer miteinander sprechen und die jeweils anderen Teilnehmer hören. Ein Meetingraum ist eine Konferenz mit mehr als drei Teilnehmern und wird durch die Telefonanlage, nicht durch die Telefone, realisiert.
• Makeln - es werden zwei Gespräche geführt, wobei der Teilnehmer zwischen beiden Gesprächen hin und herwechseln kann.
• Nachtschaltung - die Nachtschaltung ermöglicht ein Umleiten von Gesprächen über die Telefonanlage auf bestimmte interne Teilnehmer (Anrufbeantworter) oder auf eine externe Telefonnummer, z.B. bei Nachtdiensten.
• Nicht stören - Do not Disturb (DND) - möchte ein Teilnehmer nicht durch sein Telefon gestört werden, kann er Do not disturb einschalten. Hierdurch wird einem Anrufenden ein Besetzton eingespielt, obwohl der Angerufende nicht telefoniert.
• Parken oder Hold - bietet die Möglichkeit, Telefonate in der Nebenstelle zu „parken". Der Gesprächspartner hört eine Wartemusik, das Telefonat kann nach Eingabe einer Tastenkombination von einem anderen oder vom selben Telefon weitergeführt werden.
• Rückfrage - Bei der Rückfrage wir ein angenommes Gespräch gehalten, ein anderer Teilnehmer angerufen, mit diesem gesprochen und dann das gehaltene Gespräch weitergeführt.
• Rufverteilung - mehrere interne Teilnehmer werden in der Telefonanlage zu einer Gruppe zusammengefasst. Alle Teilnehmer einer Gruppe haben die gleiche Durchwahl und können über diese erreicht werden. Die automatische Rufverteilung sorgt z.B. dafür, dass jeder Teilnehmer im Mittel gleich viele Gespräche erhält. Diese Funktion wird oft in Callcentern angewendet.
• Wartemusik - Music on Hold - Wir ein Anrufer verbunden, geparkt oder befindet er sich in einer Warteschlange, wird ihm eine Hintergrundmusik eingepielt, die man Music on Hold (MoH) nennt.
• Warteschlangen - Call Queues - Ist eine Nebenstelle besetzt, wird der Anrufer in eine Warteschlange eingereiht, in der er eine Musik oder Werbetexte eigspielt bekommt. Die Telefonanlage kann dem Anrufer auch die aktuelle Position in der Warteschlange und die voraussichtliche Wartetzeit mitteilen.
• Weiterleiten - Transfer - Ein Teilnehmer nimmt ein Gespräch an, und bemerkt, dass das Gespräch eigentlich nicht für ihn bestimmt ist. Nun kann der Angerufene das angenommene Gepräch an die richtige Nebenstelle weiterleiten. Beim Weiterleiten unterscheidet man im Allgemeinen noch zwischen vermitteltem Weiterleiten (engl. Transfer) und blindem Weiterleiten (engl. Blind Transfer). Beim vermitteltem Weiterleiten wir der Zielteilnehmer angerufen, das anstehende Weiterleiten verbal angekündigt und das gehaltene Gespräch dann weitergeleitet. Beim blinden Weiterleiten wird das Gespäch ohne Ankündigung weitergeleitet.
• Umleiten - Ist ein Teilnehmer nicht am Arbeitsplatz, kann er sein Telefon umleiten. Dabei kann sein Telefon an einen anderen internen Teilnehmer oder an einen externen Telefonanschluß, z.B. sein Mobiltelefon, umgeleitet werden. Alle Anrufer, die die Telefonnummer des umgeleiteten Telefons wählen, werden automatisch und transparent an die Zielrufnummer umgeleitet.

Die vielen verschiedenen Funktionen einer Telefonanlage ermöglichen einen reibungslaufen Ablauf der externen und internen Kommunikation im Unternehmen.

Telefonnetze

Gespräche, die im öffentlichen Telefonnetz geführt werden, sind kostenpflichtig. Für ein Telefonat, dass man mit seinem Mann/seiner Frau in einem anderen Raum im gleichen Haus führt, um ihn/sie z.B. zum Essen zu rufen, kostet Gesprächsgebühren, wenn beide Telefone an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen sind. Aus diesem Grund wurden private Telefonnetze, die mit der Hilfe von Telefonanlagen aufgebaut werden, eingeführt. Eine Telefonanlage ist nichts anderes als eine Vermittlungsstelle im öffentlichen Telefonnetz. Das durch eine Telefonanlage aufgebaute private Telefonnetz ist nur kleiner; es können weniger Telefone und andere Endgeräte angeschlossen werden.

Die Telefonate, die im internen Telefonnetz (beide Teilnehmer sind an der gleichen Telefonanlage angeschlossen) geführt werden, sind kostenfrei.

Telefonnummern und das öffentliche Telefonnetz

Das öffentliche Telefonnetz ist ein weltweites Netzwerk, an das alle Telefonanlagen und Telefone von Privathaushalten, Firmen, Behörden, etc. angeschlossen sind. Es ist dem Internet sehr ähnlich.

Die Endgeräte (Telefone, Faxgeräte, Modems, etc.) werden durch die jeweilige Telefonnummer identifiziert und können so eindeutig adressiert werden. Eine Adresse im öffentlichen Telefonnetz besteht aus der Landesvorwahl (z.B. 49 für Deutschland), der Ortsvorwahl (in Deutschland z.B. 211 für Düsseldorf) und dann der allgemein als Telefonnummer bezeichneten Endgeräteadresse zusammen. Die Endgeräteadresse unterteilt sich bei manchen Anschlüssen noch in eine Kopfnummer und eine Durchwahl. (Unsere Kopfnummer die 21099 und die Durchwahl der Zentrale ist die 0). Die eindeutige Adresse unserer Telfonzentrale im öffentlichen Telefonnetz ist somit die 49-211-21099-0.

Anschluß- bzw. Übergabearten an das öffentliche Telefonnetz

Telekommunikations-Endgeräte müssen an das öffentlichen Telefonnetz angeschlossen werden um andere Teilnehmer in diesem Netz erreichen zu können oder von diesen erreicht zu werden. Telefone und Faxgeräte können direkt an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen werden oder sie werden mit einem "internen Telefonnetz" verbunden, welches seinerseits wieder mit dem öffentlichen Telefonnetz gekoppelt ist.

Um Endgeräte direkt an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen, werden analoge, ISDN- oder VoIP-Anschlüsse verwendet:

• Analoge Telefonanschlüsse
  können genau ein Telefongespräch gleichzeitig übertragen. Die Gesprächsqualität ist begrenzt, da (nur) 8,1 kHz an Sprachdaten übertragen werden können.
• ISDN-Mehrgeräteanschlüsse
  bieten einen Anschluß für kleine Telefonanlagen und/oder für (mehrere) Endgeräte gleichzeitig

Dieses interne Netz wird durch die Telefonanlage gebildet.

In fast allen Fällen sollen die Teilnehmer am internen Telefonnetz die Möglichkeit haben, andere Teilnehmer auch über das öffentliche Telefonnetz zu erreichen. Hierzu muss die Telefonanlage, die das interne Netz aufbaut, mit dem öffentlichen Telefonnetz gekoppelt werden.